Laut einer Meta-Studie des Instituts für Führungskultur im digitalen Zeitalter bleibt das Thema Kommunikation die Hauptaufgabe einer Führungskraft.
Doch was heißt gute Kommunikation in der Führung? In meinem heutigen Blog stelle ich Ihnen typische „Fehler“ in Gesprächssituationen vor, die ich in meinen Trainings und Assessments immer wieder beobachten kann, und zeige Ihnen, wie sich diese Stolpersteine vermeiden lassen.
1. Mangelnde Vorbereitung/Gute Vorbereitung
Gerade in schwierigen und emotionsgeladenen Situationen und Gesprächen ist es unerlässlich, dass sich die Führungskraft* zumindest gedanklich vorbereitet. Wenn der Führungskraft selbst nicht klar ist, was konkret im Gespräch erreicht werden soll, dann ist das Gespräch von vornherein zum Scheitern verurteilt.
Die Kernfrage von Führung heißt: Wie schaffe ich es, dass meine Mitarbeiter mir folgen? Damit hat Führung immer etwas mit dem Vorgeben einer Richtung zu tun. Daher ist auch bei Gesprächen wichtig, vorab für sich zu klären, in welche Richtung, auf welches Ziel hin ich als Führungskraft das Gespräch führe, und idealerweise sollte das Thema aus der Perspektive des Mitarbeiters heraus gedacht werden.
2. Ausgewogenheit der Sprechanteile
Ein Gespräch sollte immer ein Dialog sein. Manche Führungskräfte allerdings haben einen Redeanteil von siebzig bis achtzig Prozent. Das gleicht eher einem Monolog. Ein hoher Redeanteil birgt dabei folgende Gefahren: Es wird für den Mitarbeiter schwierig, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, manchmal gehen Kernbotschaften verloren. Bestreitet die Führungskraft fast das gesamte Gespräch, gerät der Mitarbeiter damit auch in eine Konsumentenhaltung und wird nicht aktiv involviert, wenn es darum geht, Lösungsvorschläge zu kreieren.
3. Aufmerksam zuhören
Manchmal ist in Mitarbeitergesprächen zu beobachten, dass Führungskräfte nicht aufmerksam zuhören, d.h. nicht aktiv auf verbale und/oder nonverbale Signale ihres Gesprächspartners eingehen. Wenn Signale und Botschaften des Mitarbeiters nicht wahrgenommen und aufgenommen werden, führt dies häufig dazu, dass sich der Mitarbeiter eher zurückzieht und sich ggf. zu wenig wertgeschätzt fühlt. So kommt es dann teilweise auch nicht zu einem wirklichen Austausch, sondern das Gespräch verläuft wie zwei Parallelen, die sich nicht berühren.
4. Nicht jede Lösung kommt von Ihnen
Es ist vom Grundsatz positiv, wenn eine Führungskraft Verantwortung übernimmt und Lösungen erarbeitet. Wenn aber alle Lösungen in einem Gespräch von der Führungskraft kommen, ohne das Dazutun des Mitarbeiters, dann wird dem Mitarbeiter die Möglichkeit zur Selbstreflexion genommen. Selbstreflexion ist aber eine wichtige Grundvoraussetzung dafür, dass Lösungen und Anstöße zur Verhaltensänderung anschlussfähig und nachhaltig werden können.
5. Kritische Themen: Die richtige Balance finden
Der Ton macht bekanntlich die Musik. Wenn der Ton überfreundlich ist oder aber gar nicht hörbar, d.h. wenn die Führungskraft kritische Themen umschifft und den Konflikt vermeidet, kann kein Problembewusstsein auf Seiten des Mitarbeiters entstehen. Im anderen Extrem ist der Ton manchmal so laut, dass er von der Musik (dem Inhalt) ablenkt. In diesem Fall wird eher Widerstand und Emotion auf einer persönlichen Ebene provoziert. Je mehr Emotion allerdings im Spiel ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Themen sachlich gelöst werden.
6. Klarheit und Verbindlichkeit
Manchmal werden Themen angesprochen und erste Ideen entwickelt, diese verpuffen aber häufig, wenn nicht auf beiden Seiten Verbindlichkeit hergestellt wird und/oder die Gesprächspartner auseinandergehen, ohne sich auf verbindliche Vereinbarungen geeinigt zu haben.
Im Folgenden finden Sie eine Checkliste mit einigen Leitfragen, um sich gezielt auf Gespräche vorzubereiten, während eines Gesprächs den Überblick zu behalten oder nach dem Gespräch Selbstreflexion zu betreiben.
Checkliste für erfolgreiche Mitarbeitergespräche
- Ziel: Was genau möchte ich mit dem Gespräch erreichen? Woran merke ich im Nachgang, dass ich mein Ziel erreicht habe?
- Redeanteil: Wie ausgewogen ist der Redeanteil im Gespräch? Wie schaffe ich es, meinen Redeanteil ggf. zu reduzieren und den Mitarbeiter stärker zu aktivieren?
- Zuhören: Habe ich wirklich verstanden, was mein Mitarbeiter mir gerade gesagt hat? Wie wirkt mein Gesprächspartner auf mich? Welche Signale sendet mein Mitarbeiter durch seine Körpersprache (Mimik, Gestik)?
- Lösungen: Welche Lösungsideen habe ich? Welche Vorschläge und Lösungsideen hat mein Mitarbeiter? Welche Lösungen passen am besten zur Ausgangssituation?
- Kritik: Habe ich kritische Themen klar genug, aber gleichzeitig wertschätzend adressiert? Inwiefern sorgen meine Botschaften für Problembewusstsein oder Widerstand auf Seiten meines Mitarbeiters?
- Verbindlichkeit: Zu welchen konkreten Ergebnissen sind wir im Gespräch gekommen? Was sind die nächsten Schritte und Termine? Wer ist für was zuständig bzw. verantwortlich? Sind meinem Gesprächspartner die Ergebnisse, Verantwortlichkeiten und nächsten Schritte klar?
Ich freue mich sehr auf den Austausch mit Ihnen. Was denken Sie über das Thema? Was sind aus Ihrer Sicht die größten Stolpersteine im Mitarbeitergespräch? Ihr Feedback, Ihre Erfahrungen und Anregungen sind herzlich willkommen!
Wenn Sie zukünftig über Blogs und Neuigkeiten auf dem Laufenden bleiben möchten, schreiben Sie mir bitte eine Mail an fg@frank-gieth.com.
* Zur Vereinfachung wird im Folgenden nur die männliche Form genutzt. Selbstverständlich sind hier weibliche und männliche Führungskräfte sowie Mitarbeiter gleichermaßen gemeint.